首部专门针对董秘的监管规定出炉。
12月31日，证监会就《上市公司董事会秘书监管规则（征求意见稿）》（以下简称《董秘监管规则》）向社会公开征求意见，这是首部专门针对上市公司董事会秘书（简称“董秘”）的监管规定。
《董秘监管规则》通过进一步厘清董秘职责范围、健全履职保障、完善任职管理、严格责任追究，更好地促进董事会秘书积极履职、规范上市公司董事会秘书履职行为。
压实信息披露与公司治理双重责任
董秘是《公司法》规定的、上市公司必设的法定高级管理人员，主要承担与资本市场相关的特定工作。总体来看，大多数上市公司重视董秘履职，特别是把组织、办理信息披露作为董秘的核心职责，把促进公司治理有效运行作为董秘的重点任务，一些上市公司董秘还负责公司的资本运作、合规管理等工作。但实践中也有少数误解，如，有的认为董秘只是“秘书”，虽然形式上是高级管理人员，但没有赋予其相应的地位；有的赋予董秘过多的其他任务，忽视了董秘的主责主业。
《董秘监管规则》特别强调董秘是协助董事会履行职责，向董事会报告工作，进一步做实其高管定位，同时进一步细化董事会秘书职责范围，尤其是在信息披露和公司治理两大领域，规定其具体职责。
一是明确董秘作为上市公司信息披露活动组织者，应当及时组织开展定期报告、临时报告的编制和披露；对定期报告和临时报告内容进行审查、核实；负责信息披露暂缓、豁免以及内幕信息管理、舆情管理等。
二是明确董秘在公司治理合规性方面的“监督者”定位，规定董事会秘书应当担负起有效促进公司治理合规的职责，包括保障公司章程和治理架构的合规，保障股东会、董事会的合规召开，保障重大事项审议程序的合规。
三是明确董事会秘书负责内外部有效沟通的职责。包括与投资者、董事及内部组织机构、监管机构沟通等。
健全机制为董秘履职撑腰
董秘的工作涉及范围广，协调主体众多，切实履职有赖于其对公司实际业务经营状况的全面掌握和其他高管的密切配合。证监会在调研中发现，公司的董事、高级管理人员能够配合董秘积极履行职责，不存在履职受到干扰、信息获取不畅的问题。但从实践看，也有个别公司的董秘，在履职过程中获取内部重大信息不及时、参加会议或查阅文件受阻碍等。
为积极保障董秘履职，《董秘监管规则》从信息获取机制、履职平台、履职救济等多方面保障董事会秘书依法履职。
第一，广泛及时的信息获取机制，不仅全面赋予董秘信息获取的权利，包括参加股东会、董事会、高管会议等各类公司会议，查阅公司财务、经营等各项资料，要求上市公司相关部门和人员就有关事项进行说明等，还要求公司建立信息传递的相关机制，将董事会秘书履职嵌入经营管理流程等，保障董秘及时获取信息。
第二，多样化的履职平台机制，既要求上市公司为董事会秘书履职配备专门的机构和人员支持，又要求打通审计委员会、独立董事、内部审计和董事会秘书等各类监督主体的信息互通，形成监督合力。
第三，履职不畅的报告机制。一方面，明确内部救济机制，规定董事长负有协调配合的义务；另一方面，明确外部救济渠道，即董事会秘书履职如受到妨碍、合规意见未被采纳等，直接向监管机构报告，提升董事会秘书履职的独立性和“话语权”。
促进董秘专业素养和履职能力提升
董秘工作与资本市场关系密切，理应成为上市公司董事高管群体中最了解证券监管规则、政策和要求的主体。从实践看，大多数董秘积极学习证券监管规则、具备履职能力，但也有个别董秘不熟悉证券法规，专业水平跟不上。
为进一步提升董事会秘书专业素养和履职能力，《董秘监管规则》明确要求，上市公司在聘任董事会秘书时，应当说明其具备相应的专业能力、能够支撑其履行职责，当然也不得存在因违法违规被处理等负面情形。
此外，《董秘监管规则》还强调公司的把关责任，要求提名委员会对董事会秘书任职资格进行审查；要求公司及时撤换不符合资格的在职董秘。同时，为保障董秘有足够的时间和精力独立履职，《监管规则》还要求董事会秘书不得兼任可能有职责冲突的岗位，兼职的董事会秘书必须保证有足够的时间和精力履行职责。
内部机制和外部约束强化责任追究
董秘勤勉履职一直是监管的重点，市场上也有不少董秘履职不尽责被处罚、被采取监管措施的案例，一定程度上起到警示作用，督促董秘积极履职。
《董秘监管规则》从内部约束和外部约束两方面，进一步加强对董秘的责任追究。一方面要求上市公司建立董事会秘书履职定期评价及责任追究机制，设定与其职责相匹配的考核评价标准。如存在履职不尽责等情况时，上市公司应当启动内部追责程序，严重的要撤换董秘；另一方面加强外部约束，继续加强对董秘履职的监管，对于上市公司未及时披露信息、披露虚假信息、未按要求审议重大事项等违法违规行为，董秘未勤勉尽责的，严格采取监管措施或者实施处罚。
校对：陶谦
