与其996磨洋工打发时间,不如8小时5天的高效工作

与其996磨洋工打发时间,不如8小时5天的高效工作
2019年04月18日 11:30 中欧国际工商学院

最近,关于996工作制的讨论引爆了社交网络。先是一个名为996.icu的项目在GitHub上传开,抵制某些互联网公司实行的996工作制,此后马云发表言论称,996是“修来的福报”,这一观点在网上引发了激烈讨论,尽管他再度发声,“任何公司都不应该,也不能强制员工996”,但是关于这一话题的讨论热度依旧不减。

是否996就代表着努力与奋斗,拒绝996就代表混日子、不思进取?在霍尼韦尔中国总裁余锋(Global EMBA1997)看来,每个人都有自己的追求,强制延长员工的工作时间并不可取,与其死板地执行996,不如鼓励员工高效管理自己的时间,将每天的8小时充分利用起来。在多年的工作中,他总结出8条高效管理时间的建议,希望对大家有所帮助。

余锋

中欧Global EMBA 1997

霍尼韦尔中国区总裁、

霍尼韦尔特性材料和技术集团

副总裁兼亚太区总经理

关于996的三点看法

近来大家都在讨论996,作为一个在职场上工作了30多年的管理者,我有三个观点。

首先,任何一家企业,不论中资外资,不管是大企业还是新创企业、制造业还是服务业,都要在中国遵纪守法,包括我们中国的《劳动法》。

第二,对于那些有追求的个体,特别是希望能够在事业中有所突破的个体来说,如果从事的工作是自己特别喜欢的,那么几点上下班不会成为大问题。过去30多年里,我大部分时间都是每周工作60个小时,但我享受其中,觉得这是极其正常的,因为我在追求自己热爱的事业。

第三,这个社会由各种各样的人组成,如果每个人都是每天工作十个小时以上,那么这个社会就不够精彩,不够多样化。所以,有的人想多工作一点,就可以多做一点;而有些人就喜欢在家做全职太太或全职丈夫,也无可厚非。人们对自己的某一个爱好特别感兴趣时,就会愿意多花几个小时的时间,这是很自然的事。

就我个人来说,虽然我每天工作时间很长,但是我一直保持着六点下班的习惯,回到家吃好饭以后再继续办公,因为我不想给同事和下属带来压力;而下班以后在家里工作,也能够让家人感到我陪伴在他们身边。

高效管理时间的8点建议

当然,我相信每一家规定996工作制的企业,其初心都是希望能够提高组织的产出。实际上,延长工作时间不是一种可持续的状态,毕竟每位员工对工作的投入状态不同,一刀切地实行996,很可能会导致大家在办公室“磨洋工”,工作效率反而降低。

与其强制996,我认为,企业更应该做的是鼓励员工高效、正确地管理自己的时间,充分利用好每天的8个小时,提高工作效率。时间对每个人来说都是公平的,如果能高效进行时间管理,那么就可以在同样的时间里获得更多的收益,同时还能保持工作与生活的平衡。

时间管理往往是职场人的痛点,很多时候我们拥有“宏伟”的目标,却感觉缺乏时间予以兑现。特别是对于自己的职业发展有所追求的年轻管理者而言,更是会有一种力不从心的感觉。

在平日的工作实践和学习中,我总结出八条有关时间管理的建议。

高效时间管理的8个建议

  • 1

    明确目标,确保工作时间与目标挂钩。

  • 2

    明确时间去哪儿了,要确保挂钩目标,知道时间是如何使用的。

  • 3

    重新安排时间,把时间用在重要的活动和项目上。

  • 4

    在选择重要的活动和项目时,平衡宏观与微观的关系。

  • 5

    对于无法具体管理的事情,有效地授权并跟进。

  • 6

    高效处理各种正式的会议与非正式的交往,提高工作效率,特别是管理的效率。

  • 7

    在对自己的工作和时间有全面的了解和掌控之后,重建工作清单,落实各项任务。

  • 8

    审核结果,确保工作落到实处,并不断地改进和完善。

建议一

挂钩目标(做正确的事)

你的工作目标是什么?你每天忙忙碌碌所做的工作与这些目标相关吗?如果这两个问题没有清晰的答案,你就不知道如何安排优先排序、如何有组织地完成清单上的任务。

在越来越多的组织里,每年的年初或年底,主管都会花1-2个小时的时间与下属一起制定一套年度的绩效目标。在讨论中,你应该明白这些目标是如何与组织的目标和使命息息相关的。

与此同时,你可能也有自己的职业目标:提高管理团队、培养人才的技能,把所管辖的产品线的市场份额提高五个百分点,使旗下某个业务扭亏为盈,成功开发和导入一个新产品,提高产品质量。

现在,你可以把这些目标写在纸上或者输入到组织的绩效管理系统中。当然也可以用Post-it把目标和工作任务写下来,从而高效管理你的目标和业绩。

让你每日的工作与你和主管的、甚至是组织的目标相挂钩,是提高时间管理的第一步,它可以确保你在做正确的事,你所花费的时间“物有所值”。

管理大师彼得·德鲁克说过:“效率是正确做事,成效是做正确的事。”挂钩目标就是确保正确地做正确的事。

建议二

明确时间去哪儿了

彼得·德鲁克指出:“有效的管理者并不是一开始就着手工作,他们往往会从时间安排上着手。他们并不以计划为起点,认识清楚自己的时间用在什么地方才是起点。”

在完成了第一步挂钩目标以后,你就应该关注你的时间都去哪儿了。你忙碌的工作能帮助你达成目标,还是本已捉襟见肘的时间被不相关的任务或意外的危机所占用了?

我建议你从百忙之中抽出时间,详细记录你在两周内完成的每个活动和每项其他的工作任务。这个记录将帮助你发现你的工作和所花费的时间是否与目标相一致,帮助你找出可以改进、调整的机会。

然后,你需要追踪你在每项工作中所花费的时间。这样,你将清晰地知道自己终日忙碌的是哪些事,哪些工作对完成目标有着不可或缺的作用,哪些工作对完成目标没有一丝一毫的关系。

建议三

活动与项目

一旦明确了自己的时间都用在了哪里,你就可以着手优化安排你的工作。对于管理者而言,最终进行考核的不是你有多忙,不是你在工作中花费了多少时间,而是你和你所在的组织取得了什么样的成果,为市场、为客户创造了多少价值。

创造成果需要活动,更需要项目。也就是说,如果你的业务现在最大的挑战是发现新市场、找到新应用、实现新的销售,那么,开发、进入到两个新的行业或者新的区域就是一个项目。

我建议大家重新审核一下,如果你的项目超过五个,就要重新调整;超过十个,就要缩减,因为如果有十几个项目,你根本就做不过来了。

建议四

微观管理与宏观管理

优化安排你的活动和项目很重要,要选择重要的、有代表性的项目来管理。在过去的十多年时间里,我时常看到、听到关于微观管理和宏观管理的争论。

你可能会说,我们都是做高级管理的,一些小事就不用麻烦我的领导了。不过我的领导怎么好像总在抓小事?千万注意,在许多组织中,管理者大的小的都要抓:销售收入的增长、客户满意度的提高、现金流量的改善、员工的敬业度的报酬、新市场的开拓等等。

如何进行微观管理?选最重要的!我给大家一个建议,假如今年价值百万美元以上的订单不多,是否可以把这些订单每个都看一遍,同时,价值五十万的项目挑几个,价值十万的挑两个。这样还是在微观管理,但是确保了重大项目和典型项目的成功。你可以关心一些项目、几个行业,但不能所有的东西都管,这叫微观管理。

微观管理还有一种做法,就是参加下属的会议。这样做有什么好处呢?第一个好处就是了解最佳实践。假如你所管理的团队中有五个部门,每个部门都有一两个好的实践,这些实践就可以拿来与大家分享。

在进行微观管理的同时,也要考虑长远(三到五年)。比如,未来哪个行业比较有机会?我们初步讨论下来发现,环保领域未来机遇广阔。

建议五

授权与监测

我们谈了如何平衡微观和宏观,即选择有代表性的项目。那么,对于没有被选择的项目应该怎么办,是不是听天由命?当然不行,这里要用到授权的管理方法。

管理不同的员工要采用不同的方法。授权一定要做,不做授权的话你应付不了,因为你的时间永远不够。我们授权的是任务,不是职责,授权不会变更我们的职责。

我一直坚信,下属做得不好是管理者的错。霍尼韦尔有个词叫MOS(Management Operating System,管理操作系统),是每天、每周还是每月与下属进行交流,是面对面还是打电话,你自己选,方法有很多。霍尼韦尔已经有了这个体系,你可以自己做调整。

建议六

正式会议与非正式交往

作为管理者,我们的工作是很琐碎的,甚至不知道把一天的时间分成多少份儿才够。管理无小事,职位越高越重要。

当有人跟你打招呼时,如果你花时间跟他坐下来聊一聊,问候他一下,你给他的信息就是尊重他。实际上,你就花了几分钟时间,但是这几分钟会让员工感觉领导对自己特别关心。

与此同时,还要考虑非正式的交往。比如倒水的时候碰到了兄弟部门的同事,你怎么反应?怎么利用这些时间去接触、传达信息?怎么让那些觉得公司糟糕、竞争激烈、精神压力大的员工在与你接触后能够信心满满?我们要做好这种准备,利用好这几分钟的时间,取得一些成果。

建议七

重建工作清单(落实正确的事)

在明确了解工作的目标、了解时间都用在哪些工作上以后,你就要重建工作清单。

在这个步骤中,你需要识别对完成今年任务而言最重要的工作是什么。不管是完成销售指标、增加现金流量、大幅度降低客户的投诉、成功进入新的细分市场还是提高创新活力(创新收入占总销售收入的比重)、提高员工的敬业度和参与度,都是极富挑战并且需要全身心投入的。你需要花费90%以上的时间和精力在这些最重要的工作上。

建议八

审核结果

高效的管理者不仅在做事前积极准备、做事的过程中认真投入,而且在完成任务后会进行总结回顾,比如还有哪些可以改善之处、如何可以做到事半功倍、从中可以学到什么、下一次是否可以做得更为漂亮、是否可以把自己的经验教训与他人分享、是否可以把它们标准化、是否需要继续跟踪确保取得成功等等。

有效的管理者与其他人最大的区别,就是他们非常珍惜自己的时间,知道如何将有限的时间利用好。

挂钩目标、明确时间去哪儿了、活动与项目、微观管理与宏观管理、授权与监测、正式会议与非正式交往、重建工作清单、审核结果这八条建议,可以帮助你更为高效地提高时间的利用率。

参考文献:

彼得·德鲁克:《卓有成效的管理者》

凯文·克鲁斯:《高效15法则》

来源 | 霍尼韦尔互联工业与环保

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