在我们日常工作中,总会遇到各种各样的问题。这些问题有时候看似很直观,甚至能一眼就看出来,但实际上,大多数情况下,我们只是看到了一些表面现象,真正的核心问题往往被忽视。这时候,我们就需要一种能力——把事情讲清楚。
如果我们仅仅停留在现象层面,问题就永远无法真正得到有效解决。常见的团队成员在向你报告问题时,可能会说:“我们依赖的A团队需要提供一个身份验证的接口,他们最近有一些延期,需要管理层关注 ”。这句话看似直截了当,但每次听到这样的称述的时候我都非常无奈,因为这样的称述本质上并没有描述问题。如果继续追问:这个身份验证的接口上下游依赖是什么,延期会产生哪些影响,延期了几天,需要我做什么等等,你才可能了解到问题的真实情况。
如何才能把事情讲清楚,其实非常简单,其中一个把事情讲清楚的有效公式就是:
把事情讲清楚=现象+问题+诉求
(1) 现象描述:全面
首先,现象是问题的表象,是我们看到的表面情况。在进行问题描述时,我们需要全面呈现现象,从数据、指标、用户反馈等各个方面综合分析,以确保每一个细节都能被准确捕捉。只有做到全面,大家才能清楚地看到问题的表现。
现象:如果我们依赖的A团队需要提供身份验证的接口,原定计划是xx月xx日,但他们未按时交付,导致项目进度受到影响,这就是一个现象描述。除了看到的,还要具体说明A团队的延迟可能导致哪些后续影响:比如你负责的部分或者整体的项目可能会延期、相关功能无法上线、团队的开发进度被拖慢等。
讲清楚现象部分的要点在于全面。尽可能把每个细节、每个数据点都尽量呈现出来,让所有人都能看清楚问题的表现。这是理解问题的第一步。
(2)问题定义:求真
接下来,我们需要分析现象背后的问题。这一步要求我们不仅仅停留在表面现象,而是要通过调查、验证,查明现象背后隐藏的真正问题。这一步的核心任务是通过深入调查、验证,找出现象背后的真正问题。这一步要求我们不仅仅停留在表面现象,而是要多问几个为什么,从而揭示出深层次的原因。
既然现象是A团队没有按时交付身份验证的接口。那么,问题的根本原因可能是什么呢?
也许是A团队的开发资源不足,导致接口开发进度滞后;
也可能是需求的变化或者优先级的调整导致了延误;
又或者是A团队在沟通上出现了问题,未能提前预警延期风险。
我们要分析清楚,现象背后有哪些原因,通过定性或定量的方式评估对项目的进展和团队协作带来了什么样的影响。
问题的定义要求真。通过上述的具体分析和多问几个为什么,我们可以避免停留在表面的现象描述,而是深入挖掘出影响项目进展的核心问题。
(3)诉求提出:明确
最后,在问题定义的基础上,我们需要明确提出诉求,清晰地告诉团队或相关部门,我们需要什么样的支持才能解决问题。诉求部分必须具体、可执行,并且能够针对问题的根本提出解决方案。我们需要明确提出诉求,例如:
“我们需要A团队负责人尽快评估现有接口开发的进度,提供新的预计交付时间”;
或者“希望领导能够和A团队协调追加资源,追赶2天的延期进度”;
或者“希望领导和产品负责人沟通,去掉2天左右的非高优先级功能点来保证下一个里程碑节点的达成;
诉求部分要明确。只有这样,团队,合作伙伴和领导,才能明确需要做什么,才能有效推动问题的解决。
最后
要把问题讲清楚,首先需要清晰地剥离现象和问题,深入理解它们之间的内在联系,最终提出明确的解决方案。
把问题讲清楚其实并没有天生的独特能力,他们之所以能更清晰的表达,往往只是因为掌握了把问题讲清楚的框架。通过不断地运用这些框架,并反复练习,最终形成了扎实的经验和能力。
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