频繁超出预算及处理不准确的项目成本估算，这些情况在项目管理中并不少见。项目预算是项目成功的关键组成部分。一个仔细规划的项目预算能够确保项目的高效执行。但为什么这么多项目未能在预算内完工？控制项目不超支是一项挑战，尤其是当众多变量都可能导致预算超支时。为不可预见事件预留资金并制定应急计划，对于避免频繁的预算超支相当有用。
什么是项目预算？
项目预算是一份重要文件，用于估算整个项目生命周期内所有项目活动和任务的总成本。它对于帮助项目经理确保项目按时、在预算范围内完成具有重要作用。准确估算项目成本需要输入相关项目数据，这是项目成功执行的基础。因此，制定项目预算涉及成本管理，需考虑包括劳动力成本、设备采购和运营成本在内的多种因素。请注意，项目预算不是一份静态文件。应定期审查预算，并根据实时变化进行调整。这可确保项目经理能够跟踪项目进度并调整预算，保证项目按计划完成。
项目预算包括什么？
项目的预算取决于项目的类型、项目的目标、所需的资源以及所涉及的时间表。一般来说，项目预算包括以下内容：
- 人员成本：与参与项目的人员相关的成本，例如工资和培训费用。- 设备成本：包括完成项目所需的任何设备或工具的成本。- 应急资金：项目预算中通常包括应急资金以支付意外费用或超支。- 间接费用：与项目相关的任何间接费用，例如办公室租金、水电费和行政支持。
成功的项目预算具备以下三个关键特征：
- 明确的成本绩效基准：确立项目成本控制的明确标准。- 确定项目资金需求：准确评估项目的资金需求。- 实时项目生命周期更新：在项目的整个生命周期中，对预算进行实时更新和调整。
7个简单步骤制定有效项目预算
以下是逐步开始制定预算的简单方法：
1. 利用历史数据和先例
从类似项目中吸取的预算经验教训是制定项目预算的良好开端。总结成功与失误，可为新项目预算提供明确指导。同时，考虑关键绩效指标（KPIs），获取绩效相关的见解，为预算决策提供参考。
2. 将项目分解为任务
明确定义项目中的各个任务，并估算与每项可交付成果相关的成本。这些任务可能包括数据收集、会计、设计或基于项目目标的其他活动。细分项目任务并估算成本，有助于制定更精确、细致的预算。可利用项目管理工具，如8Manage PM，来明确定义任务。
3. 成本汇总
资源在项目执行的每个阶段都很重要。估算完各个任务的成本后，将所有任务的估算值汇总，得出项目的总成本。必须确保成本估算详细，覆盖所有预期内的小额开支。
4. 确定与调整项目预算
成本估算完成后，需确定项目预算的基准。该基准反映了最初的项目成本估算，并作为衡量进度和项目成本控制的参照。根据项目进度、成本或可交付成果的实际变化，适时调整预算，确保其准确性和对项目当前状态的反映。
5. 确认准确性
确认项目预算的准确性并非易事，因为预算涉及许多动态方面。成本预算的准确性依赖于初步估算和后续项目基准的精确度。咨询具有预算编制经验的专家，有助于确保预算的准确性，为项目成功打下坚实基础。
6. 添加应急费用
项目执行过程可能无法预测，因此，在制定项目预算时最好将意外开支纳入其中。这包括材料成本增加、资源不可用、设计变更等可能影响预算的事件。建议将总预算的10%作为应急基金，以应对不可预见的开支。同时，必须考虑增值税等税费，确保成本控制和避免超支。
7. 预算复审与跟踪
随着项目进展，对成本的掌握应更加精确。跟踪和记录项目的实时变化，对于防止预算偏差非常重要。定期复审预算，调整估算，并在问题升级前主动解决。遵循上述七个步骤，可以有效整合财务资源，为项目预算编制奠定坚实基础。
轻松创建和跟踪项目预算的工具
利用软件进行项目预算跟踪是优化预算管理的有效方法。8Manage PM是一款全面的项目管理软件，提供了一系列功能来满足各种项目需求，包括预算、进度、资源、质量及风险等多个方面。用户可以利用8Manage PM建立详尽的任务清单，并在数字栏目中录入预估成本与实际开支。此外，通过软件的自定义字段功能，用户可以创建专门的预算仪表板，实时监控项目的财务状况。- 双向工作分解及时间、资源和成本的规划- 实施可用于跟踪任务和项目绩效的基线- 持续监控项目时间、资源及资金的使用- 管理范围蔓延及需求变更，提醒利害关系人- 监控项目进度及绩效及预测项目完成时所消耗的时间和成本8Manage PM还支持生成个性化的预算报告，便于分析项目数据，从而迅速识别并处理可能出现的问题。制定项目预算是企业必须精通的一项技能。对于初次编制预算的企业而言，这可能是一个挑战。然而，一旦熟悉了这一流程，规划效率将得到提升，且项目更有可能在预定预算内顺利完成。详细的项目管理方案可联系我们申请免费试用。
