今天，电子签章已经作为组织数字化转型的基础设施，被应用到各领域的上千种场景中，我们的日常生活、办事、办公等方方面面都有电子签章的参与。为了帮助组织更快了解电子签章及其使用价值，契约锁围绕组织普遍关心的印章问题，整合各类法律法规、案例资料、法院判例以及产品方案，为您的组织推广使用电子签章提供参考。知识汇总 你最关心的电子签章问题都在这一、电子签章有法律效力吗？电子签章与手写签名盖章具有同等法律效力。从基本法律法规、政策、普及应用情况、法院判例等多方面，全方位解读分析电子签章合法有效性。01 法律层面1999年至今，国家逐步完善电子签章应用领域法律文件，《电子签名法》、《密码法》、《民法典》的相继出台，为电子签章普及应用奠定法律基础。
02 法规及政策层面公安部、工信部、司法部、教育部、住建部、最高法院、发改委、银监会、证监会、税务局、人社局、教育部、统计局、海事局、市场监督管理局等20多个国家机关纷纷出台政策推广应用电子签章。03 电子签章的有效性《中华人民共和国电子签名法》（2019年修订）第十三条明确规定了可靠的电子签名需符合的条件：① 电子签名制作数据用于电子签名时，属于电子签名人专有；② 签署时电子签名制作数据仅由电子签名人控制；③ 签署后对电子签名的任何改动能够被发现；④ 签署后对数据电文内容和形式的任何改动能够被发现。结合上述规定，合法有效的电子签署行为应该符合“真实身份、真实意愿、防篡改”要求。除此以外，各地政府出台的有关电子印章的规定中对电子印章本身的规范性做了进一步要求，主要包括电子公章图形化特征需与实物印章保持一致，电子职务章及电子私章印需与真实姓名完全一致。二、发生纠纷法院如何判定电子合同真实有效性？根据相关法律法规规定，只有符合法律要求的电子签章文件才能作为司法证据。法院在判定的过程中会从“合同生成及签名过程、存储及传输方式、内容完整度等”多方面综合评估确定文件真实有效性，评估合规将被视为有效证据使用。整理了2018年至今的大量法院判例，通过一些“法院不予认可”的判例分析，帮您了解“电子签约避坑要点”。01 无法提供合同原件，法院不予认可○ (2019)最高法民终950号一审法院认为庭审中，A公司提交的关键性证据《认股权证协议》系复印件，未能提供原件。A公司进一步解释该协议系电子签章，但却未提供有关材料证明其主张，因此对该协议的真实性不予认可。解决方案：据《最高人民法院关于民事诉讼证据的若干规定》第十五条规定，当事人以电子数据作为证据的，应当提供原件。电子签章系统可以为您的签署提供电子文件保存及加密传输服务，建有完整的证据链可以还原文件调取过程，如果发生纠纷不仅可以为您提供电子文件原文，还能帮您证明文件真实完整性。02 无法确认是本人真实意愿签署，法院不予认可○ (2020)渝民辖70号经审查，该案原被告之间签订的电子合同没有经过国家机关的认证，被告的电子签名也没有得到国家权威部门的认可，因此导致电子合同无效，被告占有原告发放的借款没有合法的依据和约定，应当向原告返还该笔款项。解决方案：根据《电子签名法》要求，合法有效的电子签名必须满足“真实身份”、“真实意愿”、“内容防篡改”的要求，签署电子合同的过程中必须核验签署人的真实身份和意愿信息才能保证签署效力。电子签章系统有权威数字证书支撑，融入了人脸识别、短信验证码登录技术，在签署中帮助认证确定签署人真实身份、确保是出于真实意愿。同时结合数据存证应用，帮助还原认证核验过程，为司法判定提供可信证据。
03 证据链不完整，无法还原过程，法院不予认可○ (2020)湘01民终2973号上诉人提供的证据仅能体现其后台系统的演示过程，不能确凿证实王某或其代理人参与了电子签章或领取了涉案租赁车辆，不能达到其证明目的。其未提供充分证据证明涉案电子签名为可靠的电子签名。解决方案：本案中由于当事人提供的证据无法还原整个签署过程，所以无法确定关联方是不是真的如所述的一样参与的签署过程。电子签章平台可以为用户提供全链路数据存证服务，可以完整记录签署方、身份认证信息、所签合同以及文件修改编辑过程，发生纠纷时可以随时作为有效司法证据，帮助还原签署过程，不可抵赖、真实可信。04 不确定合同是否完整未被篡改，法院不予认可○ (2019)京0105民初8152号被告在原告的电子合同上签字，双方未形成纸质版合同，而该电子合同的数据电文由原告控制保管，而从审批结果通知书可以看出，被告向银行提供的抵押物为两套房屋，与委托合同中所载抵押物不符，原告应举证证明该合同的完整性、未被更改，但原告现已无法从数据库后台复现上述合同，故其提交的《房屋抵押贷款委托合同》，法院不予采信。解决方案：本案中当事人已经无法复现合同原件，所提供的合同与被告向银行提供的合同存在内容偏差，无法证明合同签署后未被篡改，故法院无法确认合同的真实性。针对合同内容真实性证明，电子签章系统具有CA数字证书支撑，确保文件内容一经篡改即可识别，即刻作废合同内容；同时采用加密传输，确保文件在传输、提取过程中不可修改，全程防篡改、内容完整可信。05 签章真实性唯一性无法确定，法院不予认可○ (2020)湘11执207号本案中，当事人提交的《补充协议》落款处仅有一枚字样“毛某印”的电子印章，其上的字体为普通印刷字体，无法认定其具有专有性和独占性，不应认为是可靠的电子签名，无法确认为毛某本人签署。解决方案：此类案件争议的焦点无非是签名字迹不同缺乏证据证明是同一人签名；此外电子合同打印件上的印章仅为印章图样无法确定是不是公司持有的印章。电子签章通过可信的CA数字证书将电子印章、签名与用户真实身份绑定，确保唯一对应、本人持有、真实可信。且已签的电子文件支持在线验真，点击电子印章及签名图样即可获取存证信息，了解印章及签名真伪结果。06 免责条款未做明显标识及提示，法院不予认可○ (2020)豫民申6661号从电子投保具体流程来看，在电子投保单页面下方勾选《免责事项说明书》标题左侧“我已阅读”小方框即可进入投保的下一环节，而阅读免责事项具体内容则需另行点击打开，且打开后仅“第一部分责任免除条款”、“机动车第三者责任保险”等标题加粗加黑显示，而有关案涉驾车逃逸的免责事由，即免责事项说明书第二十四条约定的情形，其具体内容未加粗加黑显示。综合上述情况，被告财险公司是否已对案涉免责事项作出了足以引起投保人注意的提示，是否应予免除赔偿责任，有待进一步查明。原审认定被告保险公司不承担第三者责任保险赔偿责任，依据不足。解决方案：根据于2023年12月5日起实施的《最高人民法院关于适用〈中华人民共和国民法典〉合同编通则若干问题的解释》第十条规定，提供格式条款的一方有义务通过足以引起对方注意的文字、符号、字体等明显标识，提示对方与对方有重大利害关系的异常条款。电子签约平台支持“签署须知弹窗”以及“敏感词加粗显示”，可以围绕为组织提供“合同条款合规”监管服务。三、萝卜章问题怎么防范、谁担责？根据近年发生的萝卜章事件，整理出了“萝卜章常见的套路”，并通过电子签章为大家提供防控方案。同时从法律角度，为大家解读分析“公司印章被伪造了要担责吗”，通过电子签章为大家有效防控萝卜章。01 萝卜章常见套路有哪些？怎么防？结合近年发生的大量萝卜章事件可以看出，“冒充公司员工利用假身份、假印章签约”、“管理层私刻印章伪造业务材料”、“通过PS、图片章伪造授权、合同等文件”是萝卜章的常见套路。身份、印章以及合同的真伪，凭肉眼很难鉴别，想要人为做好风控难免百密一疏。>>>电子签章按照《电子签名法》要求，融入人脸识别、数字证书等技术，为您提供实名认证、真实意愿在线签约服务，全程数据自动存证保全，确保印章真实有效、身份真实可信、签约具有法律效力、签约结果不可抵赖，全方位保障签约安全，不给萝卜章可趁之机。
02 公司印章被伪造了要担责吗？关于“萝卜章”普遍存在“谁私刻假章谁担责”、“印章是他人伪造的与企业无关”等认知误区。根据《最高人民法院关于在审理经济纠纷案件中涉及经济犯罪嫌疑若干问题的规定》第五条规定：行为人私刻公司公章或者擅用公司公章、业务介绍信、盖有公章的空白合同书以签订经济合同的方式进行的犯罪行为，如果公司存在明显过错，且过错行为与被害人的经济损失具有因果关系的，对于该犯罪行为所造成的经济损失，公司依法应当承担过错赔偿责任。所以，“假印章”带来的问题，根本原因还是企业的印章管理制度无法落地执行，印章管理混乱、缺乏有效记录和监管。电子签章帮助组织打造“电子章”、“实体章”一体化管理平台，提供印章全生命周期管理、印章使用授权、印章监控、印章风险预警等服务，帮助组织根据《印章管理制度》构建印章流程体系，规范管理和使用印章，完善内部管理、规避印章问题，避免因“假印章”带来的不必要的风险。
四、近年国家机关及各地电子签推广政策如何？据统计，自2019年以来，国务院等20多个国家机关以及全国200多个省市的职能部门，在近500次发文中推广应用电子签章、电子合同。济南市财政局：2023年11月起，济南各级政府采购全面应用电子合同，中标供应商和采购人通过公开平台对合同进行电子签章。海南省人民政府：印发《关于加快推进“一件事一次办”提升政务服务水平的实施意见》，指出加强电子证照共享、归集和应用及电子印章推广应用，提高企业和群众线上申办、自助申办便利度。四川省市场监督管理局：印发《四川省食品经营备案管理办法》的通知，指出备案主体应当提交真实、有效的材料，对所提供备案信息的真实性、完整性负责，并在备案信息采集表等材料上签名或者盖章。符合法律规定的可靠电子签名、电子印章与手写签名或者盖章具有同等法律效力。资阳区不动产登记中心：全面推广电子证照应用。权利人使用支付宝关注湖南不动产网站，足不出户即可获得加盖电子印章的不动产登记电子证书和证明。加盖电子印章的不动产登记电子证书和证明，与纸质不动产权证书和证明具有同等法律效力，除法律、法规另有规定外，可以作为办理政务服务事项的依据。黑龙江省财政厅：印发《黑龙江省政府采购投标（响应）电子保函管理办法》，指出政府采购投标（响应）电子保函（以下简称电子保函）是指以使用CA证书进行电子签名的数据电文为介质，为政府采购投标（响应）供应商提供投标保证。银川市人民政府办公室：印发《银川市开展政务服务线上线下融合和向基层延伸试点工作方案》，指出要进一步优化完善线上线下各服务渠道电子证照、电子印章等服务功能。五、常见的印章问题如何通过电子签章预防？每年因为印章管理问题衍生出来的事件五花八门，但是基本情况不外乎7种（私刻私盖/印章丢失/被抢/印章操作不合规等）。结合自身平台印章流程体系、操作记录、预警体系、权限体系、数据分析功能，帮助组织逐一化解，预防可能带来的风险。01 印章管理员权力过大、缺乏监督，乱用印章过去，大部分公司采用专人管理印章，有时印章管理员可能还同时担任总经理、财务负责人等要职，一个人管理几十甚至上百枚印章。但是由于线下很难进行监督，印章管理员权力过大，可能会出现私盖印章的风险。现在，数字化印章管控平台执行严格的权限管控体系，实现印章管理权、使用权、系统运维权三权分立，同时设有独立的审计角色，可以随时监督管理员权限，确保拥有各类权限的人员各司其职，印章管理员无法使用印章，防止因权力集中、权力大缺乏监督而产生的用印风险。02 印章管理和使用不规范，私盖、盗用印章过去，很多公司印章管理和使用没有一套标准的执行规范，导致内部印章管理和使用混乱，时常可能出现高级管理人员私自盖章、伪造业务材料；员工利用职务之便盗用印章等风险。但是在不少实际法院判例中，考虑到公司内部缺乏印章管理制度，常常无法证明私盖、盗用印章等行为，公司只能承担损失。现在，可以帮您打造一套印章管理和使用流程体系，结合灵活的授权体系，实现用印根据印章制度要求经相关人员审批执行，自动生成用印记录，确保全程合规、可追溯，确保无授权不可使用印章，规范公司用印环节，杜绝私盖、盗用印章等行为。03 私自伪造印章制作虚假业务文件实体印章造假成本低，萝卜章以假乱真很难肉眼识别，可能会出现业务员凭借萝卜章伪造业务单据、销售人员私刻公司公章与客户签假合同或者利用假印章伪造标书、虚假投标等情况。现在，通过电子印章应用将每枚印章与用户真实身份绑定，确保印章唯一不可篡改，在线即可查真假，从源头杜绝萝卜章。此外，结合流程化的用印审批环境，确保各岗位、各业务用印必经审批、留痕迹，防止伪造盖章文件。04 印章领用不规范、外带缺乏监督过去印章只要找“管理员”协商就能用，甚至可能因为没锁好被拿去乱用，有时还可能出现印章保管员碍于情面，违规出借印章的情况。一旦印章离开监管视线就会处于失控状态，盖了什么文件、由谁保管很难追踪，违规使用风险大。现在，无论是电子章还是实体章都要经过流程审批才能统一调用，实体印章被锁在智能印控仪里通过授权码解锁才能使用，全程监控；打开手机就能了解印章动态，谁用了、盖了什么材料、盖了几次一查便知。借用、外带、监督一体化。05 印章信息上报不及时，隐瞒印章状态实体印章交由人工管理，印章状态全靠管理员报告，信息不仅存在时差还可能出现瞒报风险。有时印章丢了但是管理员并没有及时上报主管领导，而是私自刻了一枚新章，不仅日后盖章效力没保障，丢了的旧章也有可能因为没有及时登报作废被人滥用。现在，所有印章全部放在一套系统中通过手机就能监督管理，管理层不仅可以随时了解印章状态，新制、停用、变更、销毁印章等任何操作都能自动生成记录、实时短信通知管理层，确保印章数据透明，防范风险。06 废弃章销毁不合规，没及时收回被乱用废弃章如果处理不及时很可能被乱用，比如利用废弃章在业务凭证上盖章，打着公司的旗号对外出售产品、签订合同，损害公司声誉和消费者利益。现在，印章作废必须经过流程审批授权，防止私自作废印章；同时自动标记印章状态，确保印章被作废就无法使用，防止乱用废弃章的风险。07 公章、合同章保管不当被抢、丢了印章是公司权力的象征，章没了就办不了事。近年在众多公司的权力争夺战中，频繁出现抢印章事件，把印章锁在保险柜、带在身边已经无法保障印章安全了。可以帮您把印章装进手机里，确保没有授权不能接触印章，实时监控印章状态确保印章在视线范围内。六、如何通过电子签章平台24小时监控印章？“印章此刻状态如何？”是管理者最关心却也最难回答的问题。但是出差在外、不在公司、不在分公司办公地、不问负责人就不知道印章怎么样了！印章很容易处于失控状态。可以为组织提供7*24小时的印章监控服务：印章操作实时通知，异常变化智能标记、自动预警提醒。无论走到哪都能实时监控印章，第一时间发现异常变化。01 打造流程化印章管理体系，保证印章可控以前，空有印章管理制度，但是实体印章线下管理和使用中各种干预因素多，很难真正按规定执行。时常会出现未经审批就盖章、盖空白章、乱盖章、私自刻章等行为。帮助组织构建的印章管控和使用体系中，设有严格的权限和流程审批体系，让组织可以根据印章管理制度分配印章管理和使用权限，定制业务用印流程，确保无授权不能接触印章、不能使用印章，让所有印章操作符合制度要求，都在受控范围。02 自动生成详细记录，操作留痕、随时审计查看“保留用印记录”是最基本的印章管理要求之一，但是纸质记录单容易被篡改，还有可能出现审批人漏签字等现象，不够规范。现在，所有与印章有关的操作，都能帮您自动生成日志记录，印章变更情况、使用情况自动汇总，打开手机就能了解。不仅信息记录完整、不可篡改，也更加方便手机调阅，让印章监管更便捷。
03 印章异常情况自动预警提醒，及时反应并处理很多和印章有关的风险事件，大多是由于没能及时发现异常并及时干预解决。信息获取不及时、没有提醒，异常情况很难及时被发现。为了满足管理者随时随地的监管需求，推出印章异常情况预警提醒服务，您可以根据印章管理要求设置预警条件及处理人，如果印章管理和使用中触发了预警，系统自动识别并标注紧急程度进行预警，同时通过短信、邮件、系统消息等方式通知处理人查看详细问题，及时进行处理。04 印章动态实时通知，第一时间知晓印章情况过去，管理层想要了解印章信息常常处于被动状态，必须要问、要自己去查才能了解印章最近的情况，总是存在时间差。现在，可以为您提供印章动态“实时通知”服务，可以根据您的需求在新制印章、变更印章信息、变更权限、使用印章、查看文件或者触发印章异常预警的时候，第一时间短信通知印章管理员或法人。只要印章被使用了、信息变更了或者出现异动预警了，管理层都能随时收到短信提醒，实时监控印章动态，不错过重要信息。七、电子签章使用中常见的问题如何防控？日常签约中如果风险排查不到位，后期履约过程中常常纠纷不断。电子签章结合各类签约纠纷案例，整理7大常见签约雷区（包括：合同内容文字游戏套路、冒签、乱签、内容泄露、填错合同数据、超期未签等），以及避坑方案，帮助一对一消除风险，助力安全、规范签约。01 500+合同范本模板-防套路雷区：文字游戏、模糊合同条款，合同内容太多、字太小很难逐条审核，常常签完合同才发现有约定外的条款，容易被套路，纠纷不断。指南：电子签约平台连接全国合同范本库，免费提供500+标准合同模板，直接套用、自动生成标准合同文件，从源头降低违约风险。02 印章真伪可验-防造假雷区：文字游戏、模糊合同条款，合同内容太多、字太小很难逐条审核，常常签完合同才发现有约定外的条款，容易被套路，纠纷不断。指南：电子签约平台连接全国合同范本库，免费提供500+标准合同模板，直接套用、自动生成标准合同文件，从源头降低违约风险。03 印章真伪可验-防造假雷区：前有某证券公司因萝卜章，涉百亿债券风险；后有某辣酱品牌因萝卜章陷千万广告纠纷。私刻萝卜章、PS图片等造假成本低，防不胜防。指南：基于权威CA数字身份证书，让每个电子印章都能与企业的真实身份绑定，已签文件真伪情况在权威网站可查可验，1秒识真伪。04 真实身份认证-防冒签雷区：签署人身份全凭口头、书面承诺，核实太难，冒充公司员工、用伪造身份签约频繁成为风险点。某财富公司就因第三方担保公司身份是伪造，面临34亿元供应链贷款坏账。指南：电子签章联合全国权威CA机构，通过身份证、银行卡信息校验，借助人脸识别技术，为签署双方提供身份认证与核验服务，确保签署是本人、真实意愿，有效防抵赖。05 指定签署位置/AI笔记识别-防乱签雷区：签约时没细看，常常签错位置，或者签署位置有偏差；有时还会出现签名与实际信息不符等乱签名现象，签约不合规，合同无法生效，经常要退回重签，浪费时间。指南：支持提前为签署方指定正确签署位置，签署时可以一键定位；同时支持AI智能识别笔记，一旦出现签名与实际信息不符，自动提醒重签，精准、规范完成签约。06 智能核验接收人身份-防泄露雷区：线上发起签约时，难免会出现填错接收人手机号的情况，电子文件随时可能发错人，产品、合作、金额等敏感信息可能被泄露。指南：电子签约过程中支持接收人身份未验证，不允许查看或下载文件，同时身份核验不通过自动退回文件，保障内容安全。07 到期自动提醒-防超期雷区：一般合同都有严格的期限要求，特别是劳动合同、合作协议超期未及时续约，经常闹出纠纷。指南：支持为每份合同设置“终止日期”，到期、超期自动提醒，及时续约，防止漏签、忘签。08 合同数据自动关联填报-防错填雷区：每次填写合同都小心翼翼，签署人身份证、手机号要反复核对，特别是销售合同，产品种类、价格多样化，常常改了又改还是难免会出问题。指南：电子签约平台支持合同参数自动关联、填入，关键参数一次录入即可重复应用，一处修改全部更新，简化合同填写过程，提升数据准确性。八、上市公司如何通过电子签章合规管章、用章？“印章合规审查”是上市公司内控和监管的一项重要内容。如果存在不合规操作，不仅公司可能面临法律纠纷，监管层也会以监管函、处罚函等形式责令整改，有时还可能面临巨额罚款。基于证监会监管规则以及近年的印章监管案例，针对十多种常见的上市公司印章管理和使用问题，提出一对一解决方案，帮助上市公司开展印章问题自查、预防和处理的解决方案。01 印章管理类○ 监管案例：・某上市公司的公章、合同专用章、财务专用章、法人代表印章均由财务总监保管，且存在未详细说明用印用途情况下长时间借出公章行为，印章管理未体现不相容岗位相互制衡和监督。・某上市公司印章、分（子）公司印章与控股股东印章由同一印章管理人管理，同时2016年3月31日至2016年4月26日期间公司用印台账存在小部分缺失记录。风险提示：多枚印章由同一人管理，违背印章分散管理原则，管理员权限过大、缺乏监督，容易出现借用职位之便私盖、私借印章的风险。同时印章使用记录不全，无法核实印章使用情况。应对方案：遵守上市公司印章审用分离、分散保管的原则，通过电子签章系统为不同印章配置管理员，确保印章管理员不得使用印章。同时设置独立的审计管理员，监督管理员权限。02 用印审批类○ 监管案例：・某上市公司董事长曹某私自使用公司公章，为其控制的A公司向B公司的1.6亿元借款提供担保，并向B公司提供有四名董事亲笔签名的董事会决议。・某上市公司合同文件未经终审人员审批即用印、用印审批意见不一致、用印文件或附件有涂抹且未对涂抹部分进行说明或者签字、经办人员代签、用印审批流程不全、《公章使用审批表》有 2 个版本。风险提示：上市公司内缺乏一套严格的用印审批体系，不排除擅自使用印章、用印内容不经过仔细审核即盖章等情况，同时在用印审批意见不一致的情况下强行用印，违规签约。应对方案：可以为用户构建流程化的电子用印体系，所有签字、盖章操作必须通过流程发起审批、审批通过才能盖章签名，签署过程自动记录保存、锁定责任人，确保用印过程合规、不可推卸责任。03 用印记录类○ 监管案例：・某上市公司2022年度部分用印申请表存在填写要素不齐、申请理由过于简单、无审批签字、用铅笔填写等不规范的情况；公司用印申请表使用活页保管，未使用连续编号的用印登记簿，不能保证用印登记的完整性，与公司内部《印章管理制度》不符。・某证券公司分公司财务专用章部分用印记录未登记，办公室印章部分用印记录仅由经办人签字、无批准人签字。风险提示：用印记录主要用户还原、作证用印过程，但是线下记录容易出现选择性记录、信息填写不完整、篡改记录内容等情况，无法保证用印记录完整真实性，用印过程缺乏证据。应对方案：为用户提供用印数据自动记录及存证服务，详细记录用印时间、印章名称、使用日期、用途、审批人以及所签文件等信息，同时对数据进行存证保全，确保数据完整、真实、可信。04 印章超范围使用○ 监管案例：・某上市公司印章种类、范围不明确，在签署借款合同时未按《印章管理制度》约定的使用财务专用章，而是使用了合同专用章。・某上市公司董事会及监事会印章没有进行专人管理，均由财务部管理，在印章使用的过程中未按《印章管理制度》规定逐条进行登记。风险提示：上市公司内什么文件盖什么章都有要求，比如董事会印章仅限于董事会、监事会、股东大会等决议文件的签署，如果不加以管控很有可能出现乱用章、盖错章、超范围使用印章等情况，影响文件效力。应对方案：不仅可以通过印章权限设置控制印章使用对象；还能通过电子用印流程为人事、采购、会议决议等签署场景绑定印章，什么人能用章、什么业务用什么章自动锁定，无需人为操作，规范印章管理和使用规程。05 子公司印章管理类○ 监管案例：・某上市公司子公司原管理人员违反公司《印章管理制度》使用公司公章，未履行使用印章前的审批程序，导致了有关涉诉案件的发生，公司的内部控制存在缺陷。风险提示：印章如果分散在各地子公司管理，总部很难实时了解印章动态，印章安全没有保障。违规用印、乱盖章等风险无法及时干预防控，业务风险高。应对方案：可以为大型上市公司提供覆盖全集团的印章管控平台，统一用印流程，实现总部、子公司分级分权管理，让总部可以随时关注分公司的用印情况，确保用印合规。06 废旧章处理类○ 监管案例：・某上市公司于2016年3月7日启用新版公章，同日公司印章保管人员将旧公章移交至时任董事长兼法人陈某保管，2016年3月29日、4月10日，旧版公章被用于签订《担保合同》与《借款合同》。公司《印章管理制度》未对作废旧公章保管封存和安排销毁进行明确规定，印章管理内部控制制度不健全。风险提示：上市公司《印章管理制度》需要涵盖：印章的刻制、启用、使用、保管、封存及销毁等全过程，废旧的公章同样需遵守公司内部印章管理制度的规定，指定专人保管封存并及时安排销毁。如果处理不及时很有可能出现同时使用多枚印章，万一被乱用很有可能出现合同纠纷，企业可能因内部印章管理混乱承担经济损失。应对方案：可以为用户提供便捷的印章状态管理服务，随时打开手机就能及时停用旧印章，并同步发起印章销毁流程，确保已销毁印章不可使用。及时实现新旧印章交替，防止多枚印章同时存在。07 印章移交管理类○ 监管案例：・某上市公司法定代表人由A变更B，并已于近日完成工商变更。但截至目前，A仍未将公司印章等进行移交，影响公司业务正常开展。风险提示：上市公司法人发生变更时，必须同步做好印章交接，线下移交印章很有可能出现不愿移交、强行霸占印章的情况，存在印章丢失或者失控被乱用的风险。应对方案：可以为用户提供线上移交管理服务，企业法人变更的同时，印章管理员线上即可同步发起印章移交审批，无需人工对接、合规有序完成印章交接。08 私刻印章类○ 监管案例：・某上市公司一位高级总监伪造客户印章、假冒客户身份与公司签订五份合同，截至2020年9月底，应收账款余额超过7000万元，同时公司为此发生了近两千万元的空转成本。风险提示：纸质合同签署过程中实际签署人真实身份、所盖印章真实性很难及时核验，时常可能出现“假冒身份代签名”、“利用假印章签合同”等情况，由于真假情况难辨别，随时可能为公司带来经济损失。应对方案：所有合同签约都在线上通过流程驱动开展，签约双方人脸识别确定真实身份，确保本人签名，同时电子印章在线即可查询真伪结果，假身份、假印章秒识别，防造假。09 印章使用类○ 监管案例：・某上市公司控股股东、时任董事长未严格遵守法律法规和公司审批制度就在担保合同上签字，并电话通知时任行政总监加盖公司公章，违反公司《印章管理制度》。风险提示：公司重要合同文件未经审批直接私自签名，仅凭口头通知就要求盖章，签署环境不规范，存在人情章、私盖章风险。应对方案：帮助组织构建数字化的印章管控平台，把印章“锁”在系统中，只有经过授权才能使用，确保使用合规。10. 实体印章外带类○ 监管案例：・某上市公司在需外出携带印章场景中，未能在登记表上记录显示有人携带印章外出，且对借出、归还时间记录不清晰。风险提示：在销售投标、财务前往银行办理业务等需要现场盖章的场景中，常常需要携带印章外出，用印记录不全、不清晰会影响对印章使用情况的判断。应对方案：可以借助智能印控仪帮助组织把印章锁在设备里，通过流程授权下发的用印码解锁设备、使用印章，同时拍照记录用印过程，自动回传系统保存，外带印章也能了解真实用印情况。九、目前电子签章推广应用情况如何？近年，随着全社会数字化转型的开展，电子签章已经普遍应用到物流仓储、人事入职、采购、招投标、产品销售、加盟、租赁、医院电子病历材料、物流货运单、银行保函、询证函、保险保单等各领域的1000多种业务场景中，是组织数字化转型的刚性需求。01 法院网上开庭办案实现：日常办案材料、裁定书、调解书、判决书、决定书等法律文书网上签署。法院内部电子卷宗系统、审判系统以及OA办公系统通过集成电子签章系统，为线上开庭办案提供身份认证及电子签署支持。法官线上上传法律文书、发起签署，从审批、法院盖章到下发当事人，全程只需几分钟。不见面、不到场，即可线上提供司法服务。02 “不动产登记”网上办实现：不动产产权证书、不动产登记/查询证明网上申办、自动用印、自主下载。不动产登记系统直接集成电子签章平台，借助微信公众号，让群众打开手机用微信就能在线“预约办事”，网上获取“电子证照、证明文件”，支持在线验真，足不出户高效办事。03 “房管局公租房业务”网上办实现：申报人身份实名认证，各类公租房受理单、申请表、租房合同新签/续签、通知书等文件网上签。地方公租房服务系统通过集成与电子签章系统对接，连接微信公众号，让符合条件的居民实名认证、线上申办、网上签约、高效办理租赁；让房管局等机关单位办事留痕、签约有效、证据链完整，安全、规范推动公租房业务数字化转型。04 房屋交易合同网签备案实现：商品房、二手房、租赁房交易合同，房企、购房者网上签约，交易中心业务系统自动备案。地方房管局等机关搭建的房屋交易平台通过与电子签章系统集成，为房屋网上交易提供身份认证、合同电子签约以及数据存证服务，推动电子交易合同自动备案，让群众不用跑腿、高效办事。05 “公共资源交易”网上办实现：“电子保函服务、数字身份认证、标书在线盖章、标书加密投标、专家线上评标、交易合同/政府采购合同电子签约、竞买合同网上签署”应用。各地公共资源交易中心、电子保函系统通过集成，获取身份认证、电子签约、数据存证功能支持，实现公共资源交易“信息发布、企业在线投标、专家不见面评标、线上竞拍、电子签约、电子保函服务”全程数字化。交易双方只需登录公共资源交易系统，即可在线发布招标、拍卖等交易信息，在线加密投标、签约，无需见面、半个小时内即可完成一场交易对接。06 “税务局办税”网上办实现：报表、证明、发票等税务材料盖章电子化。税务局办税平台集成对接电子签章系统，税务材料文件网上加盖税务部门认可的税务电子签章，实现网上办税、非接触式办税，纳税人无需报送大量纸质材料、足不出户，高效办税。目前，山东、山西、内蒙古自治区、厦门、北京、浙江等多省市税务机关已经全面启用电子签章，电子签署税务材料，便捷办税。07 “水电燃气局开户、缴费”网上办实现：“客户开户合同、供水/供电/供气合同、银行代扣费协议、施工合同、过户合同、收费确认协议、水质报告、收费凭证等”文件电子签。水电燃气单位的CRM客户管理软件、网上营业厅APP通过集成电子签章系统，实现用户身份认证、业务文件电子签约功能拓展，借助微信公众号等应用，实现水电气“线上申请-审批-签署-跟踪-查询”一站式服务，让企业和群众足不出户，网上办事。08 应急管理局“整改通知书”网上签实现：“店铺整改通知书”网上签发。应急管理局可以建立数字化印章管控平台，为下属的各大街道安监局提供统一制章、用章服务，通过集成应用，将电子签章功能嵌入应急管理局APP应用，日常巡检中，打开APP即可随时实现整改审批、盖章、高效下发电子通知书。
总结数字化时代，电子签章、电子合同很快会成为每个组织数字化建设的标配。契约锁作为专业的电子签章平台，将致力于普及电子签章知识，让更多组织了解电子签章应用价值，帮助组织推广使用电子签章，让越来越多的业务实现无纸化、绿色低碳发展。
