食堂审计:蛛丝马迹露线索 坚持到底现根由

食堂审计:蛛丝马迹露线索 坚持到底现根由
2022年02月07日 11:31 审计观察杂志社

201×年,审计组在开展A单位领导干部任期经济责任审计中,通过检查系统数据分析测算,发现该单位内部食堂成了“舌尖上腐败”的“避风港”。最终揭露出A单位虚列支出套取资金用于发放补贴和公务接待等问题线索。

精心谋划 明确重点

根据年度审计计划,总队审计组于201×年×月对A单位领导干部履行经济责任情况进行就地审计。第一天下午,宽敞明亮的会议室里,审计组第一次碰头,研究如何组织实施这个项目。根据审前调查情况,食堂伙食是一个重点领域,农副产品自行采购,只有劳务采用服务外包形式,所以伙食费管理、食材采购、服务外包等方面是审计的重点。

审计进点 初生疑窦

审计组进点后,A单位简单介绍了食堂运行、管理的基本情况,一边展示近几年食堂采购的台账资料,一边说道:“审计肯定更专业,要是我们食堂还有什么管理不到位的地方,欢迎各位及时提出,我们一定立即整改”。组长吴××笑了笑说:“我相信咱们在食堂的运营管理上是下了功夫的,这次审计,主要是帮忙把把脉,我们宗旨都是一样的,都想把食堂做得更好。”一段简短的寒暄后,审计工作正式开始,审计组分查账组和外调组同步开展。

查账审计组对采集到的相关基础信息和数据进行了分析。按照方案,审计组首先从制度的制定情况入手,调阅了食堂管理制度。这几年单位完善了食堂财务、食材采购等相关管理制度,制度比较全面,好像没有明显的漏洞。制度不存在问题,那就看看执行情况如何,伙食费可不是个小数目。

随即审计组请来了食堂会计,向他了解单位人员伙食费的收取、管理流程。会计慢慢道来:“我主要负责食堂出纳工作。平时通过一卡通充值,APP扫码和现金充值都可以,就餐时刷卡消费。我负责办理充值业务,收了现金,缴至单位食堂的银行账户。”“你既负责办理充卡手续,又负责现金收取和解缴,那谁来对你经办的业务进行复核呢?”审计组问到。

“噢噢,这个你一说我就懂了,你放心,我已经做了十几年的会计了,我每个月都会把一卡通充卡数据清单和上缴财务的资金报表报给处长核对,核对无误签字后,才好入账。”会计说罢,翻开了一本会计凭证,找到了经处长核对签字的报表递给审计组。

审计组认真核对了会计递过来的结报单据,附在结报单后面的系统充值数据和充值款缴款单完全能对上,还有相关负责人的签字。对于伙食费管理这项业务的审计,审计组迅速在脑中形成了自己的想法,将一卡通汇总的报表数据与充值系统上的汇总数据相比对,再与账册中现金解缴金额相核对,如一致,便能形成闭环。

“会计,我们去下您办公室吧,我想把充值系统的数据导出来。” 会计脸上掠过一丝不快,仿佛写着“都能对上,还要导系统数据出来?”但也没耽搁,起身将审计组人员领到办公室。会计熟练地输入了密码,将充值系统的数据导出,审计人员将数据拷到自己的U盘上。随后会计跟着审计人员回到了审计组工作室,挑了个位置坐下,尽力掩饰着心中的不快。审计人员轻轻瞥了会计一眼,一瞬间,他似乎感觉到会计眼神中有一丝难以捉摸的担忧。

将近一个上午的时间,审计人员对拷贝过来的充值系统数据进行了整理,用SUM函数汇总出每日现金充值的总数,又通过SQL数据库,将整理好的每日现金充值汇总表与一卡通报表进行链接比对,满屏的数据飞快运转,审计人员揉了揉酸涩的双眼,等待着比对结果。都对上了。

紧接着,审计人员又调来了食堂账户银行对账单,将充值额与进账数进行核对,数字都能对上,按道理,审计人员应该松口气了,但他的双眉始终没有完全舒展开来。他发现,虽然钱数没问题,但现金缴款日经常滞后于充值收款日,多的滞后20余天。这在审计人员心中留下了一个大大的问号。

一个上午,审计人员都没喝一口水,这时才发现杯子里的水已冷了,倒水的间隙,他朝窗外望去,早上还阳光明媚的天空,这时阴了下来。不知是要变天的原因,还是心中的疑团压着他,搅得他心中有些不快。

“为什么会出现滞后缴款的现象呢?”审计人员琢磨着,翻了翻凭证,被附在财务凭证后的一张银行回单吸引了注意力,银行回单上,付款方是会计的一张农行卡。组长将凭证递给审计人员,提示他关注这个点。

不是应该现金解缴么?怎么是从会计的农行卡打到单位食堂的呢?这是个别现象么?一连串的问号涌上审计人员的心头,他理了理思路,迅速翻阅了近三年的凭证,这并不是偶然。近三年来,单位“一卡通”充值的现金都是通过会计的这张农行卡转进食堂账户的,并且每一笔都与充值时间存在一定的时间差!

“会计把这个钱放在他农行卡上干嘛?不会是贪那点活期利息吧?但他看着老老实实的,又是个专业会计,应该不至于会干这种傻事儿吧。”审计人员盘算着。“他会不会这么干我不知道,但是为了避免审计风险,你还是要把这个事情的原委搞清楚。” 审计人员找来会计,询问为何要将充值的现金存在自己卡中,再转入食堂账户。会计仿佛早就猜到审计人员会问这个问题,他神情淡定,略带无奈地解释道:“我们单位就餐的人员比较多,每日充值都有上万余元。食堂账户是建行的,当时就在我们老单位的门口,前几年搬了新地方,距离最近的建行都有好几公里,我平时上下班要么开电瓶车、要么坐公交车,哪敢把这么多现金放在身上啊。也是考虑到安全和方便的因素,我就用自己的名义在单位门口的农行办了张储蓄卡,把钱先存到这张卡里,再打到食堂账户上,我这张卡没有其它支出的,只跟食堂的建行卡有往来。因为有时候下午四五点的时候会有充值,当天的所有现金我需要时间盘点,就赶不上银行下班,所以会存在滞后的现象。”会计顿了顿,补充道:“我老早就建议食堂再开一张农行卡,但是领导说食堂只能有一张卡,换卡比较麻烦,要走的程序也多,后来就不了了之了。”

这时,处长走过来说:“我们督查的时候也发现了这个问题,还让他打印了银行流水,他这张农行卡里没有自己的钱,除了转到食堂账户,也没转到其他卡上。而且我们最近取消现金充值了,以后不存在这个问题了。”会计和处长把审计人员说的是心服口服。真像他们说的这样,会计的行为虽然不符合财经法规的规定,但若他这张农行卡并没有其他业务往来,性质倒也不是很严重。但出于谨慎考虑,审计人员还是要求会计出具三年的银行流水。

“没问题,我现在就去打。”会计二话不说便答应了。审计人员心想,难道自己又“以小人之心度君子之腹”了?不一会儿,会计便拿来了农行卡的银行流水,比审计人员想得还要更快一点。审计人员逐笔核对,会计的这张卡确实只向食堂转了钱,但他突然发现,这张卡里的钱,并不全是现金存入的,还有从会计的其他卡上转来的,有上海银行、中国银行等等。这不是跟会计“为了安全和方便”的说辞相悖么?他把钱存到这些银行干什么?为什么这么分散呢?

审计人员将银行流水递给组长,并提出了自己的疑惑。“这里面肯定有鬼,必须要把这些银行卡的流水全部提供了,才能了解这些钱的真实流向。”审计人员再次找来了会计,要求他提供其他银行卡的流水。审计人员发现,就在他要求提供其他银行卡流水的一瞬间,会计开始闪躲审计人员的目光,他的手一会儿从裤兜里插进去,一会儿又拿出来,表情极不自然,而且鼻尖和额头上还密密地渗出了汗。审计人员断定,这些卡里一定有“秘密”。

相比于第一次提供银行卡流水的爽快,会计这次足足拖了两天,在审计组多次催促下,傍晚他终于拿来了厚厚的一叠流水单。打开那一叠叠的银行卡流水单,朝朝盈、活期宝、快钱理财、天天利......这些短期理财产品映入眼帘。“把现金存入银行卡、理财购入和赎出、转到农行卡跟最后转到食堂账户的时间和金额都摘出来,就跟‘连连看’一样,把金额都连上。”审计人员迅速分析,两人分年度将理财金额与充值金额一一比对、计算,发现会计存入自己卡中进行理财的 “一卡通”充值资金足足有300多万元。

谜底揭开了,审计人员的火眼金睛击溃了会计心中的最后一丝防线,他如实坦白,他长期将充值款存入自己银行卡中进行短期理财,最后将钱转入农行卡后与食堂结算,通过打时间差的方式赚取利息。审计人员不禁感慨,这个看着老实本分的人,居然还是个隐形理财“高手”。

柳暗花明 拨云见日

外调审计组这边也有了新进展。“那现在食堂食材都是怎么采购的呢?”审计人员不禁发问。现在就是食堂厨师长每天就近去菜市场买菜,今天到这家买,明天去那家买,都不固定的,有的是借备用金用现金支付,有的用支付宝、微信付完报销。食堂会计好多都是兼任的,也不专业,给我们的管理带来了很大的不便。”说罢又是一顿唉声叹气。这么说来,虽然体量小、资金量少,但松散的管理、非专业的会计核算或许能成为此次审计的突破口! 

在检查资料的时候,细心的审计人员发现送来的资料在厚度上少得多。细细翻看,发现审计要求提供的食材采购清单等资料都没能提供,会计凭证的附件也缺张少页。先翻翻凭证,凭证有时候是会“说话”的,要是有问题,肯定能找到线索。虽然没能提供食材采购的原始单据,但审计人员发现,部分品类的食材如牛肉、猪肉等都有固定的供应商,这些食材每月月底和供应商结算货款,且都附有发票。

审计人员迅速整理思路,通过结算价格与当期市场价可以测算出食材的购买量,单位的带量食谱与就餐人数又可以测算出食材的使用量,若采购量跟使用量能基本平衡,那食材的支出成本应该就没有大问题。审计人员一边想一边抽取了部分月份主要食材的采购发票,将采购数量进行了汇总,并将这些数量与每周的带量食谱进行了初步核对。很快,审计人员便发现了其中的端倪:“组长,你看这本凭证,2019年3月牛肉结算价格近六万元。”审计人员一边说,一边熟练地打开发改委官网,“按照2019年3月1日公布的市区部分市场牛肉均价45元/斤来算,单位这个月买了约650公斤牛肉,摊到每个人约500克。但按照单位带量食谱的记录,这个月一共吃了三次牛肉,除了一次土豆烧牛腩用了150克每份的牛肉,其他两次炒牛柳都只有100克每份,这么算下来,单位每个人员也就只吃了350克。”组长看着审计人员递来的测算数据,不自觉地皱起了眉头:“500克和350克,这差距可不是一点点,看来这里面不简单啊!”

“要知道这中间有什么猫腻,必须查看采购的明细,根据信息平台的要求,每天的采购验收单据都是要上传的,单位肯定能查到备份。马上到饭点了,不如我们直接去单位食堂看看”。说走就走,审计人员开着车,循着导航就到了单位门口。“时间比较紧,我们不如先去食堂,顺便找厨师长聊聊。” 穿过食堂,他们来到后勤办公室,厨师长正忙着整理抽屉。审计人员一改刚刚的“客气”,要求立刻提供食材采购单。面对审计人员的要求,厨师长显得有点慌乱无措,吞吞吐吐地说:“这个……平时我们都是在菜市场的摊贩那里买菜,好像没什么采购单吧”。“那你们平时是怎么核算食材成本的?食堂平台怎么上传的?”审计人员并没有理会他的解释,义正言辞地说。“这,这……”厨师长眼神闪烁,说不出一句话出来。“请打开食堂平台,我们查看一下采购验收单上传情况。”审计人员乘胜追击道。厨师长慢悠悠地打开平台,输入账号和密码,审计人员点开采购栏,随意点开一天的记录,发现确有每日的采购验收单上传。审计人员迅速找到2019年3月三笔牛肉的采购单,采购价均为50元/斤,略高于市场价;采购量加起来共460公斤,这与之前根据带量食谱测算的数据基本吻合。按照采购单的记载算下来,应付的牛肉款应该是4.6万元,与实际付款价格差了一万余元。审计人员从平台批量导出2019年的食材采购单,并对牛肉、猪肉、鸡肉及半成品等各类食材分类统计出采购量及采购单价。同时调取了食堂电子账,将每月各类食材的结算明细筛选导出。经核对,仅2019年就多支付给供应商9.23万元。审计人员将测算的结果递给他们:“这些结算票据上你可都签了字了,不会又不知道吧?说说吧,钱都去哪儿了。”

在确凿的事实面前,单位负责人再也无法回避,在僵持了近20分钟后,他低着头深深地叹了一口气,用手撑着桌子,颤微微地站了起来,慢慢挪向办公桌,打开了最下层的抽屉,从最里面翻出一本笔记本。原来,近三年单位通过虚增肉类食材价格和采购量,从供应商处套取现金50余万元,用于发放人员福利补贴和支出行政账上无法列支的招待费。

这时,已是深夜,审计人员走出单位,此刻的他们,一扫心中的阴霾,心情变得格外轻松。审计组将发现的情况向局领导做了专题汇报。经研究,局领导明确,一是将发现的线索及时移送纪委予以查处;二是审计组要及时总结经验做法。法网恢恢,疏而不漏。会计终究是“算错了账”。总队纪委对单位负责人和会计涉嫌严重职务违法一案立案审查。针对审计发现问题,单位立即出台相关内控制度,建立长效机制,有效加强食堂管理工作。(作者:钱洪羽;单位:上海市消防救援总队)

财经自媒体联盟更多自媒体作者

新浪首页 语音播报 相关新闻 返回顶部