在多员工、业务跨地域的众多企业中，差旅成本常常成为一项巨大负担。为了有效解决这一问题，许多企业开始寻求可以显著降低企业差旅成本的差旅平台。本次，我们将集中拆解上市公司中智药业集团是如何通过差旅平台分贝通实现差旅成本减少30%效果的。
中智药业集团每月销售人员进行商务洽谈、产品培训、门店总部拜访的门店有90000家门店。平均每月每位业务员至少有10天的时间在出差，每月产生的费用报销金额近200万，需要一个强有力的差旅平台给予费控支持。以下是中智药业集团接入差旅平台分贝通后采取【事前管控】的核心措施：
措施一：差标配置
之前，公司对事前差旅审批设置得相对简单，在费用范围内的支出大多数无需领导事前审批。这个很多其他公司也存在的普遍问题直接导致了一个后果——集团经常出现报销超标的问题，直接拉高了差旅成本。
在差旅平台分贝通入场后，中智药业集团通过分贝通系统预先配置了各销售大区的差标、员工的级别权限和差标规则。每个销售大区和不同级别的员工在预订差旅时，系统会自动应用相应的差标，确保每笔支出都在预算范围内。
首先，中智药业集团根据各销售大区的实际业务需求和历史差旅支出情况，制定了详细的差标标准，包括不同城市的机票、酒店和餐饮等费用上限，以确保每个大区的差旅预算合理分配。随后，分贝通系统集合制定好的差标标准，根据员工的级别和岗位职责，为每个员工设定了差旅预订权限。高级管理人员享有更高标准的差旅待遇，而普通员工则需遵循基本差标。所有差标和权限设置被一一录入系统，系统会根据员工的级别和所在销售大区，自动应用相应的差标规则，使预订过程简便高效。
措施二：实时提醒
实时提醒功能是分贝通系统的一大亮点。当员工在差旅平台上进行预订时，系统会根据预设的差标和预算进行自动校验。一旦发现预订内容超出规定的差标，系统会立即发出提醒通知，详细说明超标的部分和原因。员工需在系统内重新选择符合标准的选项，确保所有差旅支出均符合预算。
这种实时提醒不仅仅是简单的提示，而是一个全面的指导和纠正过程。提醒信息不仅包括超标的具体金额和原因，还提供符合公司差标的替代选项，帮助员工快速完成合规预订。系统还支持对提醒内容进行个性化定制，根据不同部门和员工级别的具体要求，提供针对性的提醒信息。
此外，实时提醒功能还与公司的审批流程无缝对接。如果员工坚持选择超标选项，系统会自动触发审批流程，将请求提交给相应的审批人员进行审核。审批人可以在系统内查看详细的预订信息和超标原因，并根据实际情况作出批准或拒绝的决定。这种灵活的审批机制确保了差旅管理的严格性和灵活性兼顾。
措施三：灵活调整
基于部分特殊情况，差旅平台分贝通也是允许对差标和权限进行灵活调整的。财务部门可以根据实际情况和业务需求，随时在系统内调整差标设置，确保差旅管理的灵活性和适应性。
在实际操作中，差旅管理不可避免地会遇到各种特殊情况。例如，某些销售人员可能需要临时参加重要的商务会议，或在高峰期预订机票和酒店时价格超出标准。这时，灵活调整功能就显得尤为重要。
分贝通系统允许财务部门根据实际情况对差标进行即时调整。例如，当某销售大区因业务需求需要提升差旅标准时，财务部门可以通过分贝通后台管理系统迅速调整该大区的差标配置。这一调整过程简便快捷，系统会自动更新相关差旅人员的差标权限，确保他们在新的预算范围内进行预订。
此外，分贝通还支持差标的临时调整。例如，某销售人员需要在某个月内频繁出差，可以申请临时提升差标。申请通过后，系统会在规定时间内自动应用新的差标，过期后则恢复原有标准。这种临时调整机制极大地提高了差旅管理的灵活性，确保企业能够应对各种突发情况。
通过接入差旅平台分贝通，中智药业集团实现了显著的差旅成本控制和管理效率提升。差标配置、实时提醒和灵活调整这三大核心措施，不仅有效防止了预算超标，还大大简化了预订和审批流程，提高了财务管理的透明度和灵活性。这些措施为企业提供了强有力的支持，确保了差旅管理的高效和合规，从而实现了差旅成本减少30%的效果，为企业的可持续发展奠定了坚实基础。
