在当前的采购环境中，高校科研院所、企事业单位已通过成熟的电子采购平台如网上竞价、快速采购、协议商城等高效规范的完成大部分限额以下，目录以外的采购任务，然而，在采购过程中，尤其是对于一些需要供应商踏勘、与供应商交流技术方案的项目，往往还需要通过线下的方式进行。这种情况常常给采购人员带来频繁接听电话咨询、重复解答问题以及可能会遗漏接待供应商等困扰和不便，采购需求信息不对称导致采购结果不理想。
伟时信息旗下的“亿企优采”采购平台，采购人可以通过设置“现场交流”的功能，针对需要组织供应商踏勘、与供应商交流技术方案的项目实现全过程在线管理，即从需求发布、供应商在线报名、在线安排踏勘和交流的时间、在线记录踏勘和交流全过程、供应商在线报价、确定成交供应商，全过程电子化，为采购人提供了更便捷规范的电子采购体验。
在科研定制设备类项目中，科研团队需要与供应商就设备的具体需求、技术规格和性能指标进行深入讨论，确保所购设备能够充分满足科研需求。以佛山（华南）新材研究院“陶瓷3D打印机”采购项目为例，通过平台发布采购需求后，供应商在线报名、采购人在线排期供应商到场或远程的方式进行技术交流的时间和地点、供应商有序参加，从而减轻了采购人员频繁接听电话咨询、重复解答问题、遗漏接待供应商的压力，提高沟通效率。平台记录采购人与供应商交流的情况，为后续的评估和决策提供了有效依据。对能完全满足技术要求，能提供技术服务承诺的供应商经过平台的审核并在平台进行报价，最终选择成交供应商。通过这样的流程，科研团队可以有效地管理采购全过程，确保采购到的设备能够满足科研需求，并且在整个过程中节省时间和精力。
对于科研技术服务类的项目，科研团队同样需要与供应商服务内容、技术要求、实施流程等关键要素进行深入沟通，确保技术服务能够精准对接科研需求。从平台看到，如深圳清华大学研究院“智能移动视频装备V2.0外观及结构设计”采购项目，广州能源所“配网运行仿真与策略优化算法软件模块开发与调试技术服务”采购项目，琶洲实验室“服务器资源配置设计和软件部署，调试的相关服务”采购项目等，这些项目都在平台完成需求发布、供应商报名、交流、审核、报价、选择最符合科研要求的供应商。平台在线管理供应商报名和交流全过程的功能为科研技术服务类项目的实施提供了极大的便利。它不仅提高了沟通效率，还降低了项目风险。
此外，涉及到工程类或货物类项目且需要安装的采购项目，周围环境等客观因素对项目实施影响巨大，且在采购需求中又难以将具体情况描述到位的项目，设置现场踏勘环节就很有必要。以南方科技大学坪山生物医药研究院“电梯拆除修复及电力改造”采购项目为例，在平台发布采购需求钟设置了供应商踏勘的功能，平台记录供应商踏勘过程了解到该项目周围环境、技术、安全因素如建筑结构、电气布线、空间限制等实际情况，有助于采购人发现采购需求中未考虑到的因素，进一步完善采购需求。这不仅可以确保供应商充分了解项目需求，提高报价的准确性和合理性，还可以帮助采购人完善采购需求，降低项目实施风险。
另外，废旧资产处置服务此类项目在采购平台上设置踏勘的功能也是一个非常好的实践案例。以二沙体育训练中心的“水泵、低压电缆和刨床等废料回收处理”、“扶手电梯、柴油发电机等废旧资产回收”等项目为例，供应商可以通过在线报名并获取平台发出的“踏勘现场通知”，供应商到现场直观地看到待处理废旧资产相关的技术参数、损坏程度等信息，从而更准确地评估回收难度和安全隐患。采购平台设置“踏勘交流”的应用，不仅提高了采购效率，也增加了透明度和公平性，有助于实现更优质的采购结果。
