为什么管理时间要从时间账本开始?

为什么管理时间要从时间账本开始?
2023年09月25日 10:26 精读

时间就是金钱,时间就是生命。鲁迅先生认为,浪费时间无异于谋财害命。

这提醒我们要做好时间管理,提高产出成果。不过,在运用各种时间管理工具之前,我们要提醒自己,要像通过记账来管钱一样,先构建时间账本,记录我们时间都花到哪里去

之所以需要时间账本,是因为我们记忆并不可靠,会弄错自己时间花在哪里。

我们来看一个案例。某公司董事长十分肯定地对管理学家德鲁克说,他的时间大致分成三个部分:三分之一用于与公司高级管理人员研讨业务;三分之一用于接待重要客户;三分之一则用于参加各种社会活动。

而后根据德鲁克建议,他每天安排秘书记录自己各项事务花费时间。实际记录六个星期后,与此前董事长估计进行比较,结果发现:在上述三个方面,董事长都没花什么时间。

原来,董事长说的三类工作,只不过是他认为“应该”花时间工作而已。因此,他的记忆告诉他,已经将时间用在这三个方面。

六个星期实际记录显示,他的时间大部分都花在调度工作上。例如,处理他自己所认识客户订单,打电话给工厂催货。客户订单原本可以顺利处理,由于他的干预,反而弄得不能准时交货。

当秘书把这份时间账本送给他看时,这位董事长简直一点儿都不能相信。后来秘书又切实做几次记录,他才确定自己记忆靠不住。

不独这位董事长如此,事实上,我们每个人对于时间的感知都相当主观。只有通过客观时间账本,我们才能准确知道自己时间究竟花在哪里。在时间账本基础上,才谈得上管理好时间。

接下来,我们来看另一个案例。

柳比歇夫是前苏联科学家,82岁去世前,共发表70多部学术著作,涉及生物学、科学史、哲学、数学等多个学科。

一个重要原因是,他从26岁起开始构建时间日记。直到去世为止,一天都没有间断。

他的日记不同于别人,只记录时间花在哪里,每天日记内容可能就一百多字

在日记里,他会记录下日期、地点、事件标题和用时。比如说,画某动物图像,3小时;读某本书,1小时;给谁写信,30分钟;开某个会议,90分钟。

看这些日记,柳比歇夫一辈子空间和时间坐标,都可以再现:某一天他在哪里,都做了哪些事

每天睡觉前他会回顾,今天一天都把时间花在哪里。每个月底他会做小结,画一些图,列一些表。

每到年底,他会根据每月小结,做一份年度总结,看看工作质量和工作效率怎样提高。

由于他能量化自己时间如何分配,容易发现问题出在哪,又要如何解决,最终产出成果就很丰硕。

柳比歇夫构建的时间账本,格式固定,只有少数参数,相当简洁;每天只需要花很少时间,投入很少。

不过,时间账本产出却很大。柳夫歇夫不仅能准确查询,自己这一辈子每一个特定日期特定时间,他在哪里、做了什么,还能很好地进行聚类分析,以调整时间安排。

无论管理什么事物,其实都是在做投入产出决策。如果投入少,产出高,表明效率高;反之,如果投入多,产出低,表明效率低

时间管理也是如此。类似柳夫歇夫这种时间账本,投入少、产出高,可资参考。

以上是关于时间管理部分内容,更完整内容可点击阅读词条《112:时间管理》

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