皇帝在后宫中看到自己觉得满意的宫女，一时心血来潮，在宠幸之后便立为“侍妾”，但要说皇帝很喜欢她，那又不至于，所以不可能立太高的地位，只能排在很末尾的位置，久而久之，这种介于“宫女”和“后妃”之间的地位，渐渐成了“女官”。
事实上，按照《周礼》的逻辑来说，除了“后”（皇后、王后）之外的所有后宫之女，都是“女官”，即便她们也还有着各种妃嫔的身份：“古者天子后立六宫，三夫人、九嫔、二十七世妇、八十一御妻。”
所谓“六宫”，这不是指皇帝有六个皇后之多，反而是说皇后有“六处宫殿”作为居所，地位非凡，而六宫之下，便是三个夫人、九个御嫔、二十七位世妇、八十一位“御妻”（实际上跟妻子没关系，是地位很低的妾）。
之所以说除了“后”之外，其他的后宫都属于“女官”，那是因为她们在后宫中不是每天负责享福、取乐的，除了岁月静好以外，也还要负责不同的工作来维持宫中运转：“后正位宫闱，同体天王；夫人坐论妇礼； 九嫔掌教四德；世妇主丧、祭、宾客；女御序于王之燕寝。”
若将整个后宫比作一个“朝堂”，那么“后”就相当于“天子”，统筹整个宫廷的运转，没有具体的负责工作，但大小事的主要功劳都归她，而夫人则是有着具体工作，那就是替“后”来管理后宫妃嫔的“礼法”，御嫔就是管理后宫妃嫔的“德行”，世妇相当于“中层”，管理一些不大不小的事情，女御则是负责执行的底层后宫。
而且古人在设计出这一套“后宫”体系的时候，也是拿着天子朝堂的“模版”作为参考的：“天子立六官、三公、九卿、二十七大夫、八十一元士，以听天下之外治。”
所谓“六官”，可以视为天子的“总权”，先秦时期也是不常设的，而天子之下便是“臣”了，臣也可以叫做“官”，区别只在于官大官小，三公是官，九卿也是官，大夫也还是官，八十一元士人数众多，平均地位很低，但也还是官，只要有品级，那都叫官。
正是有了朝堂的政治模式，这才有了皇帝的后宫之中，除了皇后，其余的妃嫔严格来讲都是“女官”的说法。
只要有所指掌，那就是官，大小区别在于品级和封号，而和朝堂晋升所需要的“能力”不同的是，后宫妃嫔的晋升，靠皇帝的“恩宠”、“喜爱”。
后世人的印象中，天子后宫佳丽三千，和“宫女”、“女官”是完全不同的概念，总是觉得只要成为了天子的妃嫔，那么便是养尊处优，不用负责任何事情，事实上，很多朝代的“妃嫔”，根本就没有想象中那么轻松。
就拿周代来说，生产力的不足，就不可能有那么多宫女可以“脱产”全心全意进入皇宫为天子和一众后妃服务，这不是天子所能决定的，天子也要根据现实的情况来办，所以周礼的制定者，干脆就将天子的后宫妃嫔也赋予“职能”等级，每一个妃嫔都有自己的身份和地位。
天子的衣食住行都需要“女官”来负责。相对应的，正是“世妇”和“女御”来做执行。虽然那个时候也一样有宫女，可数量肯定是不太多。而且“世妇”和“女御”都有可能就是从宫女演变而来的，她们偶然被天子宠幸，有了后宫等级，但这种宠幸并不能让她们成为后妃一般的存在。
早在周代时，也压根没有“女官”的概念，因为自古以来的传统“家庭观念”，侍妾帮丈夫洗衣做饭是一种常态，天子本质上也还是“一家之主”，只是拥有的物质财富等级高很多罢了，可该需要负责他生活的“侍妾”，一样不能免掉。
后来随着生产力的发展，渐渐区分开了“后宫”和“宫女”的概念，也从而让“女官”这个概念明显地体现出来。
从客观的角度来讲，后宫之中的所有宫女，在名义上都是属于皇帝的私产，即便有一些宫女，皇帝一辈子都没宠幸过她，甚至都不认识她，可在名义上，她都是皇帝的“禁脔”，这才是后宫的意义。
清朝雍正以前，历朝历代根本不存在“离宫”（宫女退休制度）的说法，也就是说，那些进宫的宫女们从进宫开始，就等于一生都不可能再离开皇宫了，一直在皇宫待到老死，随着社会的生产力越来越发达，越来越多的女子能够从基本的劳动中解放出来，于是就能进宫“当宫女”了。
当宫女，生活条件不能说很优越，但最起码是一个铁饭碗，而且比起一般人的生活，宫女的“前景”实在是太好了，就算一辈子都等不来皇帝的宠幸，只要攀上了一个后宫妃嫔，通过关系，一样能让自己的家族过得很好，假如是幸运的，还能被皇帝宠幸，从此改变命运。
一方面是没有退休制度的宫廷，一方面又是隔一段时间就“扩招”的宫女群体，久而久之，皇宫中的宫女数量就越来越多，除非有宫女因病减员，甚至是有宫女“老死”，不然的话，宫廷之中的宫女数量是不会减少的，加上每个时代的生产力不同，宫女进宫的数量就会不同。
随着宫女的数量增加，而皇帝的“妃嫔”总数达到一个瓶颈的时候，那么就必须在宫女中新立“女官”来填充后宫的中层管理，用来管理宫女的秩序和日常工作，这就形成了一种既不属于皇帝妃嫔，但却又是后宫有地位之人的现象。
第一个将女官“明确”独立并设置官职的乃是北魏孝文帝。
北魏孝文帝并非是汉人，但他对汉化十分热衷，而且还做到青出于蓝胜于蓝，比如他在后宫的“宫女”管理制度上就根据前人的办法做出了巨大的改良，那就是“宫女中选官”。“后置女职，以典内事：内司视尚书令、仆；作司、大监、女侍中三官视二品。”
或许是孝文帝觉得让自己的后宫妃嫔去做“女官”这种方法已经不合适了，因为后宫妃嫔和皇帝有着最亲密的关系，一方面又掌有一定的权力，这只会让后宫妃嫔之间所产生的摩擦愈演愈烈，每个人都想靠着和皇帝的亲近压对方一头，迟早就会变成大战。
所以孝文帝就决定，后宫妃嫔们不管是高等级还是低等级，手上的“职责”都放下来，她们就只做妃嫔就好了，工作什么的，孝文帝另外建立一个系统，提拔宫女成为“女官”，让女官来操办。
这便是“置女职”，在北魏孝文帝的改革中，后宫的大家长仍然是皇后，而且地位最高的，也还是他的妃嫔们，不过那些宫廷的大小之事，他有另外安排的“管家”，比如职位最高的，统筹整个后宫的“内司”，她的等级很高，品级比拟朝廷的“尚书令”。
北魏的“女官改制”，可以说是古代历史上女官制度的一个“分水岭”，从情感的角度来说，可以认为是孝文帝“体谅”妃嫔，让她们从以前繁琐的事务中解脱出来，从政治的角度来讲，孝文帝也许是为了减少“后宫风险”，明确分开“妻妾”和“管家”的关系，不至于被争风吃醋的事情影响正常的宫廷运转。
除了“大管家”内司以外，孝文帝还设立了一整个女官体系，职位高达二三十种，若是将人数加起来，大大小小的女官人数也超过上百人，比如内司以下就是“作司”、“女侍中”，这两个职位是为“二品女官”，领的俸禄也是朝廷二品官俸禄，再往下，又有“女史”、“女尚书”、“女贤人”等三品女官，主要是负责皇帝的日常“琴棋书画”的服务工作。
而最基本的生活任务，比如洗衣做饭，上菜传话，又有“青衣”、“女酒”、“女饷”等五品女官统筹，那么在以前，这些工作也是由皇帝的“八十一女御”来负责的，所以北魏孝文帝的改革，进步也是非常大的。
当然，做了女官也并不是被“扼杀”了成为皇帝后宫的希望了，因为女官的本质是“宫女”，宫女也一样是有被皇帝宠幸的资格的，女官的机会更大，只是能否改变命运，看的是天时地利人和，而且对于高品级女官来说，做不做皇帝的妃嫔问题其实已经不大了，女官的待遇和地位足以让她们在后宫风生水起了。
之所以北魏孝文帝会进行这样的改革，最核心的一个因素是“社会生产力”的推动，而且经历了南北朝之后，接下来的隋唐时期，还是宫女“井喷”的一个时代，宫女成为了一种炙手可热的职业，越来越多人将女眷送入宫中。
唐朝就一直被视为“女官制度”的集大成者。
为什么唐朝能够“集大成”呢，根本原因就是，唐朝有过“贞观—开元”这个阶段的大盛世，富庶的社会让人口暴涨，人口的推动，直接就影响了宫女的数量，比如在唐玄宗开元后期，宫女的数量据统计达到了“四万”之数，这已经不是“后宫三千佳丽”的水平了，而庞大的宫女群体，就更需要完善的制度来服务了。
所以唐朝延续隋朝的“六局二十司”的女官制度，在细节上做出了更多的调改，但在大体结构上，维持不变。
隋唐时的六局，指的是：尚宫局、尚仪局、尚服局、尚食局、尚寝局、尚功局。
宫、仪、服、食、寝、功，其中“宫”仍旧是总览宫廷全局的存在，所以比较特殊，而“功”就是对宫女“奖罚”记载的一个机构，这是唐代管理宫女的核心，除了这两局以外，“仪”、“服”、“食”、“寝”就是皇帝和后宫妃嫔、宫女们日常生活的负责机构，宫廷的运转井井有条就是强大的制度保障来的。
相比当时朝廷的“三省六部”制度严谨性，其实女官的制度丝毫不逊色，因为其体系繁复不比政治制度差，唯一的区别就是在于，“六局二十四司”是只服务于皇帝和他的后宫的机构，并不利于天下，而朝廷的“三省六部”，乃是利于天下的，两者的格局就不同。
也是因为有唐朝的“女官”制度，到了宋代也一直延续唐制，并没有太多的创新，包括后来的明朝更是如此，在客观原因上，宋明两朝没有太多的创新是因为社会的生产力顶峰，并没有超出唐朝的开元盛世太多，而且后宫本身也存在“饱和”问题，后宫规模的巅峰，就意味着制度进步的停滞。
而清朝则是一个“宫廷”制度变化极大的一个时期，最典型的两个变化：一、上三旗内部自选宫女充实宫廷。二、宫女可以退休了。
清朝的统治阶级乃是满族，所以自清朝入关之后，清朝的皇宫里的“宫女”，都不公开民间选拔，而是在上三旗（正黄旗、镶黄旗、正白旗）中选出来，这很大程度是为了保障皇帝的安全性。
虽然清宫中仍然有女官，但是数量已经不多了，而且因为宫女之中又有“满蒙汉”三族女子之分，因此满族宫女往往都占据优势地位，一般都默认为“女官”，如此一来，以往的女官体系就不再适用于清宫了。
到了雍正时期，清世宗还进行了宫女改革，不论是女官还是普通宫女，到了一定的年龄就能够“申请”出宫回家了，在离宫之前，还能根据自己在宫中的时间向内务府讨要一份“遣散费”，银子数量也不菲，就因为清世宗的这个政策，后宫宫女的数量在雍正朝以后，开始得到缓解。
因为宫女退休制度的出现，宫女这个职业的“神秘性”就大大降低了，而且因为人数的骤减还有宫女内部生态的“崩溃”，女官很多职位都消失了，以前宫廷之中还有为宫女“养老送终”的部门，自宫女退休制度诞生后，自然就是被取缔了，诸如此类的变化非常之多。
清朝是一个时代巨变的重要阶段，社会的生产多元化也改变了女性的“职业选择方向”，宫女这个曾经的铁饭碗吸引力不再那么强大了，所以宫女制度曾经被社会的发展所推动，最终也因为社会的进步所瓦解。
女官这一种存在，从天子的妃嫔“兼管”再到独立出一个新的官职系统，这其中的变化本质上也是政治需求的变化，宫女的人数从少到多，最后还演变出了一个“政治环境”，其实这已经远远超出了皇帝和后宫妃嫔的基本需求了。
作为和“太监”并列的存在，太监的“官”世人多有知晓，宫女中的女官却是鲜为人知，甚至让人分不清她们到底是皇帝的妃嫔还只是生活的管家，或许是因为历史对宫女们的重视根本就不及太监，才会造成这种现象。
在宫廷中“高高在上”的女官，却未曾想在历史的长河中，几乎没有丝毫的痕迹留下。
